De stille crisis in onderwijsvastgoed – en hoe je die oplost

Interview Ruben van Grootveld (Quadraat Gebouwbeheer)

Onderwijshuisvesting lijkt soms vanzelfsprekend. Het gebouw staat er, de lessen worden gegeven, de kinderen leren. Maar achter die dagelijkse realiteit gaat een wereld schuil die steeds complexer wordt: budgetten die knellen, regelgeving die voortdurend wordt gewijzigd, gebouwen die verouderen en besturen die keuzes moeten maken die niet alleen vandaag, maar ook over tien of twintig jaar effect hebben.

Precies in dat spanningsveld opereert Ruben van Grootveld, adviseur Gebouwbeheer bij Quadraat Gebouwbeheer. Samen met HUMBLE helpt hij schoolbesturen om grip te krijgen op hun gebouwen, hun plannen en hun toekomst. In dit interview vertelt Ruben meer over de uitdagingen en kansen die er liggen voor vastgoedbeheer in het onderwijs. 

“Huisvesting gaat niet alleen over stenen, maar juist over wat een school wil zijn”

- Ruben van Grootveld (Quadraat Gebouwbeheer)

Ruben werkt sinds november 2024 bij Quadraat Gebouwbeheer Daarvoor bracht hij tien jaar door in de zorgsector, onder meer als vastgoedbeheerder bij GGz Centraal. Het werkveld is anders, maar de kern is hetzelfde, zegt hij: “Zowel zorg als onderwijs hebben te maken met dezelfde worsteling. Je wilt veilige, gezonde en passende ruimtes creëren, maar je middelen zijn beperkt en de druk om compliant te blijven wordt groter. De keuzes die je maakt zijn altijd strategisch. Een gebouw is niet iets dat je even regelt. Het beïnvloedt direct de kwaliteit van wat binnen gebeurt.”

Toch is er ook één belangrijk verschil: onderwijs is aanbestedingsplichtig. “Dat maakt de besluitvorming vaak formeler,” aldus Ruben. “Het vraagt meer voorbereiding, meer transparantie, maar het dwingt ook tot betere gesprekken. Als adviseur help ik bestuurders en directies die keuzes te maken met een lange horizon. Dus niet alleen voor vandaag, maar ook voor de kinderen die hier over vijftien jaar rondlopen.”

De realiteit: kennis verspreid over hoofden, mappen, systemen – en soms gewoon kwijt

Wanneer Ruben binnenkomt bij een schoolbestuur, ziet hij vaak hetzelfde patroon: mensen doen enorm hun best, maar missen vaak het overzicht. “Ze weten wel dat er dingen moeten gebeuren. Maar wanneer precies? En wat kost het dan? En wat betekent dat voor de begroting over vijf jaar?”

Het komt erop neer dat veel van dit soort processen in de praktijk gebaseerd zijn op giswerk. “Veel informatie zit verspreid: een Excel-bestandje hier, wat losse PDF’s daar, documenten bij de installateur om de hoek en een conciërge die veel uit z’n hoofd weet. Maar als één iemand uitvalt, ben je die kennis ineens kwijt. En dat maakt je heel erg kwetsbaar.”

Hij voegt daar lachend aan toe: “Er gebeurt dus veel op basis van goede wil en gevoelsmatig, maarja, ga daar maar eens een grondige analyse op draaien!”

Quadraat Gebouwbeheer als schakel tussen scholen en gemeenten

Wat Quadraat Gebouwbeheer daarin bijzonder maakt, is de positie tussen de betrokken partijen. “We spreken zowel de taal van het onderwijs als die van gemeenten. Dat maakt van ons een brug. Veel beslissingen rond huisvesting vallen niet binnen één organisatie, maar juist in de interactie daartussen. Daar zit vaak het verschil tussen vooruitkomen of jarenlang stilstaan.”

Daarnaast denkt Quadraat Gebouwbeheer breder dan alleen onderhoud. “We kijken nooit naar een gebouw als los object. Je kijkt naar de vraag: welke onderwijsvisie heeft een school en wat wil de organisatie uitstralen? Hoe veranderen opvang, onderwijs en wijkfunctie de komende jaren? Hoe ziet dit gebouw eruit in 2040? En hoe sluit je daar de investeringen op aan?”

Waarom HUMBLE? Grip, continuïteit en één bron van waarheid

In dat denken op lange termijn past HUMBLE als fundament. Waar scholen vaak werken met gefragmenteerde systemen, brengt HUMBLE inspectie, onderhoudsplanning, kostenprognoses en documenten samen in één platform.

“Het klinkt bijna te simpel, maar de grootste winst is dat iedereen naar dezelfde informatie kijkt,” legt Ruben uit. “Geen Excel-bestanden meer die rondgemaild worden, geen ruis omdat iemand een versie heeft die nét niet klopt. Je werkt samen, in één omgeving, op basis van feiten.”

En die helderheid werkt door tot in de besluitvorming. “Wanneer een bestuurder voor het eerst over tien of vijftien jaar vooruit kan kijken en begrijpt wat er wanneer nodig is – en waarom – dan ontstaat er ineens rust. En die rust is een enorme meerwaarde in je bestuur en beleid.”

“We hadden al een kwaliteitssysteem voor onze leerlingen. Nu hebben we het ook voor onze gebouwen”

Ruben vertelt over een schoolbestuur waar HUMBLE onlangs werd geïmplementeerd. “De bestuurder zei het bijna terloops, maar het raakte precies de kern. Hij zei: ‘we volgen onze leerlingen al zorgvuldig, we hebben een systeem om hun ontwikkeling te monitoren. Maar voor onze gebouwen hadden we dat nooit op dezelfde manier ingericht. Straks hebben we dat dus wél!’”

Ruben vervolgt: “Eindelijk krijgt hij nu dus zicht op wat er precies gebeurt, in plaats van dat hij verrast wordt door een accountant die zegt: ‘Je hebt toch niet zó veel uitgegeven?’ En dat is precies de meerwaarde van een systeem als HUMBLE. Als bestuur wordt je niet meer zo snel verrast, maar kun je met vertrouwen vooruitkijken.”

De grootste misvatting in het onderwijs: denken dat het allemaal morgen moet

Veel scholen schrikken wanneer ze voor het eerst volledig inzicht krijgen in hun vastgoed. Dan komt ineens de stress: dit kost geld, dit is te veel, dit is te groot. “Maar inzicht betekent niet dat je morgen alles moet oplossen,” legt Ruben uit. “Het betekent juist dat je kunt plannen. Dat je kunt faseren. Dat je de tijd aan jouw kant krijgt.”

En soms betekent dat inzicht ook simpelweg voorkomen dat er ongemerkt geld weglekt. Ruben noemt het voorbeeld van een school die jaarlijks tienduizenden euro’s verloor door een verkeerd afgestelde luchtbehandelingskast. “Dat is geld dat je liever uitgeeft aan onderwijs.”

Samen leren, samen ontwikkelen

De samenwerking tussen Quadraat Gebouwbeheer en HUMBLE is volgens Ruben geen standaard leveranciersrelatie, maar een gedeeld traject. “We worden serieus genomen in onze inhoudelijke rol en we bouwen actief mee aan het platform. HUMBLE vertrouwt ons om de weg vrij te maken in het onderwijs. En wij leren van HUMBLE hoe technologie het verschil kan maken in ons vakgebied.”

Door partnerships aan te gaan met partijen die specialist zijn binnen een bepaalde vastgoedsector, kan HUMBLE de kennis en ervaring van deze partners inzetten om het platform doelgericht door te ontwikkelen. Het zijn samenwerkingen die tot nu toe voor beide kanten goed uitpakken.

Ruben: “Je bent echt met elkaar bezig. Het is een traject waar je samen in zit. En het is een samenwerking waar iedereen sterker uitkomt. Dat merken we ook: het is een gezamenlijke strategische partnership waarin we elkaar echt vooruithelpen.”

Wil je weten waar jouw school staat?

Een goed gesprek kost niets, maar kan veel zichtbaar maken. Hoe staat het er écht voor met jullie gebouwen? Welke keuzes komen eraan over vijf of tien jaar? En wat kun je nu alvast doen om ruimte, overzicht en rust te creëren? We denken graag met je mee. Neem contact op met één van onze adviseurs om samen te verkennen wat er mogelijk is.

Over Ruben van Grootveld

Ruben van Grootveld is adviseur Gebouwbeheer bij Quadraat Gebouwbeheer. Met ruim tien jaar ervaring in vastgoedbeheer binnen zowel onderwijs als zorg helpt hij schoolbesturen bij het ontwikkelen van duurzame langetermijnplannen voor hun gebouwen. Hij beweegt zich op het snijvlak van strategie, uitvoering en bestuurlijke besluitvorming en gelooft dat goed vastgoedbeheer niet alleen de kwaliteit van gebouwen beïnvloedt, maar direct bijdraagt aan de kwaliteit van onderwijs.